Sejauh komunike era digital pergi, tidak ada yang berbagi di mana-mana email yang baik, kuno. Semua orang ikut serta dalam email. Bahkan, menurut data yang dikumpulkan oleh The Radicati Group, sebuah perusahaan riset pasar yang berpusat pada teknologi, kami secara kolektif memadamkan hampir 270 miliar email per hari . Menulis email adalah bagian dari kehidupan sehari-hari yang terprogram, terpanggang, seperti berjalan dan berbicara dan bernafas, sudah menjadi kebiasaan bagi semua orang saat ini. Dengan kata lain, tidak ada alasan untuk membuat email yang salah.
Namun, banyak email penuh dengan kesalahan. (Saya berani bertaruh bahwa, dari 270 miliar itu, 260 miliar masuk ke dalam kategori ini.) Baris subjek yang lemah lembut, salam yang tidak jujur, pilihan font yang keliru — oh, dan bahkan tidak membuat saya memulai ruang ganda ( atau tanda hubung ganda). Ya, ada banyak hal yang dapat Anda abaikan dalam proses penulisan email. Di sini, Anda akan menemukan pelanggar paling sering — dan belajar cara memperbaikinya juga. Di mana tidak ada alasan sebelumnya, benar - benar tidak ada alasan sekarang. Dan untuk saran kehidupan kantor yang lebih luar biasa, pelajari 25 Cara Genius untuk Taklukkan Kelelahan Kantor.
1 Anda keluar dengan apa pun kecuali "terbaik."
Shutterstock
Hormat kami . Terima kasih . Semua yang terbaik Atau tidak ada sama sekali. Ada banyak info masuk email untuk dipilih. Tetapi dengan menggunakan banyak dari yang umum, seperti empat, Anda berisiko keluar sebagai terlalu formal, terlalu dingin, terlalu tulus, atau terlalu menyendiri (masing-masing). Mainkan aman dengan tetap berpegang pada Best yang teruji waktu. Menurut Patricia Napier-Fitzpatrick, ini bekerja untuk setiap situasi, dan mendarat tepat di tengah diagram Venn formal-informal. Singkatnya, ini taruhan terbaik Anda.
2 Anda menggunakan kata-kata asing di rantai.
Setelah percakapan berlangsung, tidak perlu untuk hi atau sayang atau terima kasih atau yang terbaik . (Tidak diragukan lagi jika Anda bekerja di kantor yang erat, di mana percakapan lebih dari sekadar kebutuhan pendingin air.) Salam dan pidato hanya mengacaukan email Anda dan mengganggu aliran percakapan. Mulailah setiap rantai dengan mereka, pasti, tetapi parit mereka sesegera mungkin.
3 Anda akan menghitung jumlah kata.
Shutterstock
Menurut sebuah penelitian terhadap 40 juta email bisnis, yang dilakukan oleh orang-orang di Boomerang, aplikasi produktivitas, ada panjang yang sempurna untuk email penjualan. Untuk kemanjuran maksimum, pastikan email Anda tidak lebih pendek dari 50 kata dan tidak lebih dari 125. (Ya, itu termasuk empat hingga enam kata yang Anda gunakan untuk hi dan bye .) Dan untuk lebih banyak cara untuk menguasai seni elektronik olahpesan, pelajari 17 Hacks Email Genius yang Akan Meningkatkan Hidup Anda.
4 Anda memiliki spasi ganda.
Shutterstock
Untuk menua diri Anda secara instan, letakkan dua spasi di akhir setiap kalimat. Ruang ganda — sebuah praktik yang hanya akan Anda lihat hari ini dalam email dari pengacara, dokter, dan kakek-nenek Anda — berasal sebagai mandat penyusunan huruf di abad ke-19. Kembali pada masa itu, tinta bisa menodai, dan titik mungkin tidak dapat mencapai cetakan terakhir. Ruang ekstra berfungsi sebagai bantalan kejelasan, sehingga untuk berbicara, untuk memastikan bahwa pembaca akan tahu, pasti, bahwa kalimat sudah selesai.
Era fungsional digital tidak membutuhkan ruang ganda apa pun. Faktanya, rumah penerbitan, surat kabar, dan majalah menghapus praktik penspasian ganda pada tahun 1940 - an , setelah munculnya Eksekutif IBM, mesin ketik papan atas. Teman-teman, ini tahun 2018. Anda harus melonggarkan kalimat seperti. Ini.
Tidak. Suka. Ini.
5 Anda mengalami hyphening ganda.
Shutterstock
Em-dash (salah satunya: -) adalah hal yang Anda coba buat. Tekan tombol shift, alt, dan tanda hubung (yang ini: -) secara bersamaan.
6 Anda menggunakan tanda tangan seluler yang salah.
Tentunya Anda telah melihat beberapa tanda tangan email yang ngeri, yang sebagian besar cenderung berasal dari kerumunan yang selalu bekerja. ("Dikirim dari ponsel. Maafkan semua tpyos, " adalah klasik.) Jangan membuat perangkap yang sama. Jika Anda mengirim email dari jalan, katakan saja — secara harfiah. Menurut Ben Dattner, seorang pelatih eksekutif, tanda tangan email seluler terbaik yang dapat Anda miliki adalah sesederhana: "Dikirim dari jalan." Ini jelas, efektif, dan bahkan disertai dengan bonus tambahan untuk membangkitkan suasana acuh tak acuh seperti Kerouac.
7 Anda salah menyalin.
Shutterstock
Jika Anda menyalin teks dari sumber eksternal — dokumen Word atau spreadsheet Excel, katakan — Anda akan ingin menghapus pemformatan apa pun sebelum menekan pengiriman . Jika tidak, teks Anda akan muncul di kotak masuk penerima semuanya campur aduk. Untuk menghapus pemformatan, jika Anda salah satu dari milyaran pengguna Gmail, sorot teks yang perlu Anda gosok dan tekan kotak kecil "TX". Anda akan menemukannya di bagian paling kanan bilah opsi opsi pemformatan. (Itulah tombol yang terlihat seperti ini: A. )
8 Anda salah menulis pesan OOO.
Seperti yang disarankan oleh Jane Scudder, seorang profesor di sekolah bisnis Loyala University Chicago, ada satu dan hanya satu format untuk diikuti ketika Anda sedang menyusun pesan di luar kantor:
Terima kasih untuk email anda. Saya OOO dari hari Selasa, 12 Juni hingga Jumat, 15 Juni tanpa akses ke email. Jika ini mendesak, silakan hubungi di. Kalau tidak, saya akan menanggapi semua pesan saat saya kembali .
Untuk perincian tingkat nitpick, seperti apakah akan mengakhiri pesan pada hari terakhir Anda keluar atau hari pertama Anda kembali - atau apakah akan memasukkan nomor telepon tidak - cukup lihat panduan kami yang terlalu komprehensif tentang masalah ini.
9 Anda mengacaukan lampiran.
Shutterstock
Jangan pernah seret dan jatuhkan lampiran gambar ke email. Selama proses tersebut, Anda dapat menentukan ukuran gambar atau ukuran file, yang berarti penerima Anda dapat menerima versi foto beresolusi rendah (jelek dan berpiksel). Alih-alih, arahkan diri Anda ke ikon klip kertas di email Anda, dan temukan dan unggah file seperti itu.
10 Anda tidak hyperlink.
Melemparkan URL secara sembarangan ke badan surel itu jelek, rumit, dan, di atas segalanya, mudah diperbaiki. Cukup sorot teks yang Anda inginkan hyperlink, tekan perintah-K, dan rekatkan URL ke bidang yang muncul. Kemudian, teks Anda akan terlihat seperti ini.
11 Anda menggunakan terlalu banyak menstruasi.
Bahasa berkembang dari waktu ke waktu — tetapi saya tidak hanya merujuk pada kata-kata dengan makna lincah, atau frasa sementara yang telah hilang dari sejarah. Tanda baca juga berubah. Ambil periode, misalnya. Selama berabad-abad, itu menandakan bahwa hukuman sudah berakhir, dan tidak ada yang lain. Itu benar-benar tanpa zat atau emosi apa pun di luar itu.
Tetapi hari-hari ini, sebagaimana dicatat oleh para peneliti di Universitas Binghamton dan Rutgers, mengakhiri kalimat dalam suatu periode bisa berakhir sebagai, paling banter, singkat atau, paling buruk, marah. (Meskipun Anda tidak perlu ilmu pengetahuan untuk memberi tahu Anda bahwa setiap "Itu baik-baik saja." Atau "Tidak." Gunakan tanda baca yang kurang keras — em-dash, elips, koma, titik dua, dan titik koma — untuk menyatukan pikiran Anda.
12 Anda melakukan semua baris subjek salah.
Shutterstock
Sebagian besar kotak masuk email desktop memotong tampilan baris subjek hingga 60 karakter. Pada smartphone, bagaimanapun, tampilan itu terputus pada jumlah karakter serendah 25, tergantung pada perangkat. (Layar yang lebih besar, seperti yang ada di iPhone 8 Plus, akan menampilkan hingga 30 karakter.) Untuk memastikan seluruh baris subjek Anda terbaca, pertahankan semuanya singkat dan manis. Oh, dan jangan lupa mengisinya. Beberapa hal lebih berhati-hati daripada menerima email "(tanpa subjek)" dari orang asing.
13 Anda menggunakan font yang salah.
Shutterstock
Helvetica adalah dangkal. Times New Roman angkuh. Komik Sans adalah…. Hanya, tidak. Saat menyusun email, patuhi dasar: Sans Serif. Ini tidak menarik dan mudah dibaca. Plus, font merender pada setiap browser web, sehingga pesan Anda akan dikirim sebagaimana dimaksud, dengan semua stylization font yang utuh (huruf miring, tebal, garis bawah — semacam itu), kepada penerima Anda.
14 Anda mendorong semuanya menjadi satu paragraf.
Shutterstock
Mengelompokkan semua teks Anda menjadi tidak sedap dipandang dan, tergantung pada seberapa banyak yang Anda katakan, tidak teratur — sampai pada tingkat yang membingungkan. Ikuti aturan ini: setiap paragraf harus memiliki satu poin, dan setiap poin pantas paragrafnya sendiri (meskipun hanya satu kalimat). Bagi teks Anda sesuai.
15 Anda membuat kesalahan ketik.
Kamu lebih baik dari itu.
Ari Notis Ari adalah editor senior, yang berspesialisasi dalam berita dan budaya.