Menurut sebuah studi oleh Workfront, penyedia manajemen berbasis cloud, rata-rata karyawan AS memiliki 199 email yang belum dibaca atau belum dibuka di kotak masuk mereka pada waktu tertentu. Jika angka itu kedengarannya tinggi, beruntung Anda, dan jika kedengarannya rendah, mungkin sudah saatnya untuk memberikan gaya komunike Anda perombakan menyeluruh. Namun yang lebih penting, tidak perlu seperti ini. Sementara email sekarang menjadi identik dengan sesuatu yang luar biasa, memakan waktu, dan menjemukan, belum terlambat baginya untuk memenuhi tagihannya sebagai cara komunikasi yang cepat, sederhana, dan tidak menyakitkan untuk berkomunikasi satu sama lain.
Kunci untuk mengelola kotak masuk Anda — bersama dengan kewaspadaan — adalah mengetahui trik perdagangan. Faktanya adalah, ada seperangkat alat dari semua jenis yang telah dikembangkan selama bertahun-tahun oleh penderita email yang berpikiran sama hanya berusaha untuk berjuang keluar dari surat yang belum dibaca. Tetapi sebelum Anda dapat memanfaatkan trik-trik ini — menjadi sabuk hitam kotak masuk — Anda harus mempelajari apa itu. Jadi, tanpa basa-basi lagi, kami telah mengumpulkan 17 dari trik yang paling bagus, tanpa basa-basi, dan sangat diperlukan untuk membantu mengatasi belantara kotak masuk Anda untuk selamanya.
1 Mainkan Game Email.
Shutterstock
Game Email adalah game online yang — setelah masuk ke akun email Anda — membuat pengelolaan kotak masuk Anda menyenangkan. Ini pada dasarnya siklus melalui email Anda, meminta Anda untuk mengambil tindakan pada masing-masing sebagai klik waktu, menjaga skor berdasarkan berapa banyak email yang Anda balas dengan segera dibandingkan dengan menyisihkan untuk nanti. Meskipun gim ini dapat dijeda, membuat Anda dapat mengirim surel dengan cara yang lebih tenang, ini adalah cara yang bagus untuk membuat sedikit kegembiraan — dan persaingan — ke dalam tugas yang kering.
2 Merampingkan dengan Sortd.
Shutterstock
Pernah berharap akun email Anda lebih pintar? Yah, Sortd agak seperti itu. Selain menempatkan akun email Anda dalam halaman web yang lebih ramah mata, itu juga mencakup fitur yang membantu Anda untuk tetap di atas beban kerja Anda. Ini termasuk pengingat, widget yang membantu merampingkan daftar tugas Anda, dan bahkan fitur pelacakan yang memungkinkan Anda untuk melihat kapan pesan Anda telah dibuka. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk berbagi di dalam grup dengan mudah, membuat proyek tim lebih lancar.
3 Integrasikan alamat email Anda.
Shutterstock
Pernah ingin melakukan diversifikasi akun email — membuat akun sosial, bisnis, dan pribadi, tetapi — khawatir bahwa melakukan hal itu akan membuat peralihan di antara mereka merupakan tugas yang membuat frustrasi lainnya untuk diatasi? Kamu tidak sendiri. Untungnya, Shift, aplikasi yang dapat diunduh gratis, memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan semua alamat email Anda ke dalam satu jendela yang ramping dan mudah dilihat, membuat beralih di antara mereka semudah mengklik trackpad Anda. Sebagai bonus, itu juga mengintegrasikan fungsi pencarian, yang berarti Anda dapat melihat seluruh oeuvre komunikasi Anda sekaligus - terutama membantu untuk komunikasi yang berada di perbatasan bisnis dan pribadi.
4 Singkirkan sign-off.
Shutterstock
Pada hari-hari awal email, formulir itu diperlakukan seperti surat fisik, dan termasuk salam, pesan, dan tanda tangan. Namun, sekarang semua orang telah dibanjiri dengan email dengan cara yang pasti tidak mungkin dilakukan dengan surat fisik, peraturannya telah berubah.
Untuk satu, sign off tidak lagi diperlukan. Mereka masih dapat digunakan untuk komunikasi yang lebih formal, dan ketika memperkenalkan diri, tetapi sebaliknya, tidak perlu meluangkan waktu untuk memutuskan antara "Terbaik" dan "Hangat." Sederhananya — kita sudah melewati itu.
5 Urutkan pesan Anda melalui prioritas.
Shutterstock
SaneBox adalah bagian lain dari perangkat lunak bermanfaat yang, meskipun tidak gratis (paket mulai dari $ 59 untuk tahun ini), mungkin sepadan. Ini pada dasarnya memungkinkan Anda untuk mengurutkan email berdasarkan urgensi mereka, termasuk "sekarang, " "nanti, " dan, untuk catatan yang tidak perlu melihat cahaya hari, "lubang hitam."
6 Terapkan Metode OHIO.
7 Tetap ringkas.
Ingin mengeluarkan email Anda lebih cepat? Cobalah membatasi diri Anda pada sejumlah kata yang tetap dalam respons Anda. Meskipun ini mungkin terasa menggelegar pada awalnya, semakin sedikit kata yang Anda gunakan dalam komunikasi Anda, semakin banyak waktu yang Anda miliki. Namun, jangan menuruti keinginan Anda untuk melemparkan kata-kata lindung nilai seperti "mungkin" dan "Saya pikir" untuk melunakkan apa yang tampak seperti bahasa kasar pada awalnya — melakukan hal itu dapat membuat Anda tampak kurang berwibawa.
8 Simpan templat pesan.
9 Kosongkan sampah Anda di akhir setiap hari.
Shutterstock
Mengosongkan tempat sampah Anda bisa membuat stres — lagipula, begitu sampah hilang, sampah itu lenyap untuk selamanya. Namun, jika email benar-benar mendesak dan Anda secara tidak sengaja membuangnya, jangan salah: orang yang mencoba menghubungi akan mengirimnya lagi.
Lebih baik lagi, mengosongkan sampah pada akhir hari membantu memastikan email Anda bagus dan kosong ketika Anda memeriksanya di pagi hari, dan dapat mengurangi rasa takut yang Anda rasakan ketika Anda membuka kotak masuk itu di awal hari.
10 Gunakan indikator akhir pesan.
Menempatkan EOM di akhir baris subjek— "akhir pesan" - memberi tahu orang bahwa pesan itu tidak perlu dibuka: informasi yang diperlukan telah disampaikan. Ini adalah penghemat waktu yang sangat baik ketika email digunakan hanya sebagai pengingat. Gunakan itu, dan dorong orang lain untuk juga. Tidak harus membuka satu email mungkin tidak tampak seperti penghemat waktu yang sangat besar, tetapi bertambah.
11 Hapus pesan yang tidak akan Anda baca terlebih dahulu.
Bahkan sebelum membuka apa pun, hapus surel-surel yang jelas-jelas tidak berharga untuk Anda. Dan mengingat bahwa hingga 45 persen dari semua email adalah spam, tetapi tidak harus membuatnya ke folder spam Anda, sudah pasti berguna untuk membuang beberapa kekacauan itu. Dengan mengosongkan sebagian kuas, Anda akan membuat sisa tugas email Anda terasa sedikit kurang stres. Dan ketika stres, setiap bit Anda mengurangi jumlah.
12 Buat folder file yang sesuai.
Shutterstock
Sebagian besar alamat email dimuat dengan beberapa folder — kotak masuk, sampah, diarsipkan, dan lain-lain — dan kadang-kadang bahkan beberapa yang khusus, seperti perjalanan, pribadi, atau bisnis. Meskipun ini adalah tempat yang bagus untuk memulai ketika datang ke organisasi email, mereka seharusnya bukan satu-satunya yang Anda andalkan untuk membuat pesan Anda teratur. Meskipun Anda masih dapat menggunakan folder yang sudah ada sebelumnya, pastikan untuk menambahkan folder Anda sendiri untuk membantu merampingkan pencarian Anda. Buat folder untuk komunikasi pribadi, kontak PR, atau bahkan pesan dari sekolah anak-anak Anda dan Anda dapat menyimpan informasi penting yang dikandungnya tanpa meninggalkan pesan itu untuk menyumbat kotak masuk Anda.
13 Atur pengingat.
Shutterstock
Boomerang adalah aplikasi lain yang dapat diunduh yang dapat merampingkan kotak masuk yang macet dalam waktu singkat. Awalnya dikenal sebagai Baydin, nama baru ini lebih sesuai dengan fungsinya: memungkinkan pengguna membuang email dari pandangan, hanya untuk membuat mereka kembali ketika Anda membutuhkannya. Aplikasi gratis ini akan mengirim pesan atas nama Anda pada tanggal yang ditentukan — katakanlah, untuk pengingat mingguan, atau tagihan bulanan — dan dapat menghapus pesan dari kotak masuk Anda hingga harus ditangani. Selain itu, ini dapat mengingatkan Anda untuk menindaklanjuti pesan yang sudah Anda kirim.
14 Gunakan pintasan khusus dan respons kalengan.
Shutterstock
Tidak dapat disangkal bahwa respons kalengan dapat terdengar seperti robot. Namun, respons kalengan yang dipersonalisasi dapat menjadi alat hemat waktu yang tidak mengorbankan kepribadian Anda. Amati komunikasi masa lalu Anda untuk melihat frasa mana yang paling sering Anda gunakan, dan buat dokumen untuk menghemat waktu Anda. Faktanya, untuk pengguna Gmail, fungsi ini ada di dalamnya — program surat dapat mengingat frasa yang paling sering Anda gunakan dalam pesan dan memungkinkan Anda memasukkannya hanya dengan menekan tombol Tab.
15 Hapus setelah penerusan.
Shutterstock
Terkadang kami menerima email yang seharusnya tidak ditujukan kepada kami. Mungkin itu untuk orang lain di perusahaan, atau teman sekamar yang membayar tagihan listrik. Either way, itu harus di depan bola mata orang lain, bukan milik kita. Namun, alih-alih hanya meneruskan dan melupakan, hapus seluruh rantai setelah meneruskan info terkait. Ini bukan urusan Anda, jadi mengapa harus mengambil ruang di kotak masuk Anda?
16 Memanfaatkan fungsi arsip.
Shutterstock
Jika email Anda sudah terbebani dengan pesan berlebih, langkah pertama yang baik adalah mengambil risiko dan menghapus semuanya. Sebagian besar kemungkinan Anda tidak akan pernah berurusan dengan pada saat ini, dan orang yang sedang menunggu jawaban mungkin sudah lupa. Jika Anda tidak bisa memaksakan diri untuk bergerak, arsipkan — itu lebih baik daripada tidak sama sekali, dan akan membuat Anda selangkah lebih dekat ke mitos "kotak masuk nol".
17 Berhenti berlangganan hal-hal yang tidak Anda baca.
Shutterstock
Pernah berlangganan buletin — atau ledakan email biasa lainnya — hanya untuk jatuh cinta padanya, namun terus menerima pesan yang tidak lebih dari menggelepar di bagian bawah kotak masuk Anda? Pernah melakukannya 10, 20, atau, saya tidak tahu, 200 kali? Jika demikian, Anda berada di perusahaan yang baik. Mungkin itu sebabnya aplikasi gratis, Unroll.me, telah meraih pijakan di pasar. Setelah mengunduh, algoritme Unroll.me mengumpulkan semua langganan email Anda, memungkinkan penyortiran yang mudah dan / atau berhenti berlangganan. Selain itu, fitur "Rollup" mereka menawarkan format yang bagus untuk membaca buletin penting yang Anda sukai. Tidak terikat juga: layanan ini tersedia di semua perangkat.
Untuk menemukan rahasia yang lebih menakjubkan tentang menjalani hidup terbaik Anda, klik di sini untuk mengikuti kami di Instagram!
