Enam koma tiga. Itu berapa jam, menurut sebuah penelitian baru-baru ini yang ditugaskan oleh raksasa teknologi Adobe, yang orang Amerika rata-rata habiskan untuk merespons email setiap hari. Dengan kata lain: Anda menghabiskan seluruh sepertiga dari kehidupan terjaga Anda terpaku pada kotak masuk Anda, menanggapi utas pesan yang, terus terang, dapat disembunyikan selama lima menit obrolan IRL. Sesuatu harus memberi.
Untungnya, mendapatkan sesuatu untuk diberikan adalah, dalam banyak kasus, semudah menekan tombol. Dengan menerapkan serangkaian taktik mencoba-dan-benar, Anda dapat memangkas waktu yang dihabiskan untuk mengirim email menjadi sia-sia. Coba pikirkan: berapa banyak waktu yang akan Anda hemat jika Anda tidak perlu mengunduh lampiran secara manual lagi? Atau bagaimana jika Anda bisa menarik kembali email yang dikirim dengan tergesa-gesa dari eter, menghemat waktu (dan panik!) Yang dihabiskan untuk menyusun email "Maaf, saya tidak bermaksud mengirim email itu"?
Ya, semua jujitsu Internet ini dimungkinkan. Kami telah mengumpulkan 17 peretas email terbaik yang hemat waktu, lebih baik seumur hidup, dan meningkatkan efisiensi di bawah ini. Jadi baca terus, karena itu kotak masuk ditunggu nol menunggu. Dan untuk lebih banyak cara untuk memaksimalkan 6, 3 jam Anda, jangan lewatkan 15 Email Cold Open Business yang Membuat Anda Berbeda.
1 Berhenti berlangganan secara besar-besaran.
Shutterstock
Ini adalah taruhan bagus kotak masuk Anda berantakan seperti asrama senior selama final. Ini juga merupakan taruhan yang bagus, bahwa sebagian besar kekacauan itu disebabkan oleh email harian atau mingguan dari pengecer, organisasi, dan buletin lain yang mungkin telah Anda daftarkan selama bertahun-tahun. Dengan menggunakan Unroll.me, Anda dapat melacak semua daftar tempat Anda berada — dan berhenti berlangganan dari mana pun Anda tidak ingin lagi menerima info. Bahkan, satu editor Best Life dapat menggunakan Unroll.me untuk menentukan 135 langganan. Berapa banyak yang akan muncul? Dan berapa banyak yang bisa Anda lakukan tanpanya?
2 Nyalakan pintasan keyboard.
Shutterstock
Kita semua tahu cara pintas keyboard dasar. ( Perintah-A : pilih semua. Perintah- C : salin. Perintah- P : tempel. Dll) Tetapi pengguna Gmail memiliki kemampuan untuk mengaktifkan serangkaian pintasan canggih. Pertama, buka pengaturan. Klik pada tab umum. Tentang di tengah jalan, Anda akan melihat opsi pintasan keyboard, dinonaktifkan secara default. Aktifkan, dan Anda akan mendapatkan akses ke penekanan tombol yang mudah ini:
- C : mulai pesan baru
- Shift- C : mulai pesan baru di jendela baru
- D : mulai pesan baru di tab baru
- F : meneruskan pesan
- #: hapus sebuah pesan
- Shift- I : menandai pesan sebagai sudah dibaca
- Shift- U : tandai pesan sebagai belum dibaca
- Command- S : simpan pesan
3 Dan kemudian mengotomatisasi mereka.
Shutterstock
Jika Anda mengalami kesulitan menghafal ringkasan pintasan keyboard ini, Keyrocket, plug-in Google Chrome, akan mengingatkan Anda saat Anda mengetik. (Non-invasif, tentu saja.) Dan untuk lebih banyak cara menjadi mesin produktivitas, pelajari 15 Cara Menggandakan Produktivitas Anda dalam Setengah Waktu.
4 Gunakan tagar.
Ya, sungguh, alat organisasi tanda tangan dari media sosial juga berfungsi untuk email. Lemparkan satu atau dua tagar di akhir tanda tangan Anda — bagian dari email yang biasanya dipotong, jadi penerima tidak akan melihat atau menilai tag "#workhardplayhard" Anda - untuk pencarian yang mudah. Cukup ketikkan tagar ke dalam kolom pencarian di bagian atas kotak masuk Anda dan Anda akan menemukan setiap email yang berisi kode.
5 Aktifkan opsi "tak terkirim".
Shutterstock
Kita semua sudah ada di sana: Anda membuat konsep email, mengirimkannya ke eter, dan segera menyadari, oh tidak, pesan itu belum siap untuk dikirim. Ternyata Anda dapat mengembalikan pesan dari jurang dengan memasang penundaan yang bermanfaat. Di Gmail, misalnya, buka di bawah pengaturan, lalu umum. Anda akan menemukan tombol undo sebagai opsi kelima. Hidupkan. Anda dapat memilih dari menu drop-down interval 10 detik; mereka akan menentukan berapa banyak waktu yang Anda miliki sebelum pesan Anda dikirim untuk selamanya.
6 Atur fitur itu menjadi 10 detik.
Shutterstock
Kiat: jika Anda menggunakan email sebagai layanan pesan instan de facto, kami sarankan untuk mengatur tombol undo hingga 10 detik. Dengan begitu, respons Anda tidak akan dikirim pada penundaan setengah menit. Tidak, 30 detik tidak terdengar banyak, tapi mari kita begini: Jika layanan IM pilihan Anda (Slack, GChat, Facebook Messenger — terserah!) Menahan setiap pesan keluar selama itu, kontak Anda akan cepat kesal.
7 Atau cukup isi kolom "to" lalu.
Shutterstock
Itu kebiasaan yang baik untuk diadopsi, kawan. (Lihat dua slide sebelumnya.)
8 Gunakan tanda off ini.
"Untuk email yang dimulai dengan salam 'hi' atau 'halo, ' penutupan seperti 'terbaik' akan konsisten, " kata Patricia Napier-Fitzpatrick, pendiri dan presiden The Etiquette School of New York. "'Terbaik, ' meskipun terlalu sering digunakan, adalah salah satu penutupan teraman pada umumnya, karena itu tidak ofensif dan sesuai secara universal." Itu benar: Meskipun terlalu sering merajalela, "Best" adalah Cara Tunggal Terbaik untuk Menandatangani Email Anda.
9 Dan tanda tangan email ini.
Saat Anda berada di jalan, paling tidak, Anda ingin melupakan frasa yang menjengkelkan dan imut ("Tolong maafkan kesalahan ketik apa pun." "Dikirim dari prosesor 1, 21 gigawatt saya.". ") sebagai pengganti sesuatu yang sederhana, elegan, langsung ke titik:" Dikirim dari jalan. " Menurut Ben Dattner, seorang pelatih eksekutif, ia memeriksa semua kotak itu sambil juga membangkitkan getaran Kerouac-esque. Tidak heran itu The One Email Smartphone Signature Semua Orang Harus Memiliki.
10 Dan pesan di luar kantor ini.
Menurut Jane Scudder, seorang profesor di sekolah bisnis Loyala University Chicago, ketika Anda mengisi pesan di luar kantor, ini adalah format yang harus Anda pilih:
Terima kasih untuk email anda. Saya OOO dari hari Selasa, 12 Juni hingga Jumat, 15 Juni tanpa akses ke email. Jika ini mendesak, silakan hubungi di. Kalau tidak, saya akan menanggapi semua pesan saat saya kembali .
Untuk perincian tingkat nitpick, seperti apakah akan mengakhiri pesan pada hari terakhir Anda keluar atau hari pertama Anda kembali - atau apakah akan memasukkan nomor telepon tidak - cukup lihat panduan kami yang terlalu komprehensif tentang masalah ini.
11 Ubah kerapatan tampilan.
Pengguna Gmail dapat memilih dari tiga kepadatan tampilan yang berbeda untuk kotak masuk mereka: nyaman, nyaman, dan kompak. Kepadatan tampilan memengaruhi tidak lebih dari seberapa banyak ruang putih yang ada di antara setiap pesan di layar kotak masuk Anda. Ini sedikit lebih dari masalah preferensi, tetapi pikirkan tentang syarat, baik, makalah. Nyaman seperti spasi ganda, di mana nyaman adalah spasi tunggal, dan kompak mirip dengan spasi setengah-baris.
12 Jangan lupa mengarsipkan.
Shutterstock
Anda dapat menghilangkan email dari kotak masuk Anda tanpa harus sepenuhnya menghapusnya dari keberadaan melalui folder tempat sampah. Dengan "mengarsipkan" pesan individual, mereka akan segera disembunyikan dari kotak masuk dan semua folder Anda. Tetapi Anda masih bisa melacaknya, jika perlu, melalui fungsi pencarian. Di Gmail, Anda dapat langsung mengarsipkan pesan setelah membukanya dengan mengeklik "x" kecil yang muncul di sebelah baris subjek.
13 Ikuti aturan dua menit.
Shutterstock
Dipuji oleh para pakar produktivitas dari semua lini, aturan dua menit ini merupakan cara yang pasti untuk mengatasi stres terkait email. Begini cara kerjanya: Jika Anda bisa merespons dan melupakan email dalam dua menit atau kurang, segera atasi. Jika tidak, sisihkan untuk nanti.
14 Batch tanggapan email Anda.
Untuk mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan terpaku pada layar yang terjebak dalam pertukaran bolak-balik yang mematikan pikiran, tentukan waktu hari Anda sebagai periode "menanggapi email". (Mungkin satu jam di pagi hari, dan 90 menit di sore hari. Mungkin tiga jam setelah makan siang. Apa pun yang berhasil untuk Anda!) Kemudian, hanya menanggapi email selama jangka waktu ini — dan tidak pernah di luar mereka.
15 Tutup email Anda dengan 140 karakter.
Ya, seperti Tweet (atau setidaknya Tweet revolusi sebelum 280). Seperti yang disarankan oleh Andrew Torba, CEO Gab, jejaring sosial dalam posting Medium, yang terbaik adalah menjaga surel Anda sesingkat mungkin. "Aku ingin membantumu menyelesaikan masalah X. Aku, Y dan Z menyarankan agar kita terhubung. Apakah kamu bebas untuk mengobrol?" Tidak perlu salam berbunga apa pun.
16 Setel lampiran ke unduhan otomatis.
Shutterstock
Jika Ini, Lalu Itu (IFTTT), aplikasi pengoptimal email, dapat membantu Anda dalam menetapkan "bahasa" tertentu, sehingga dapat dikatakan, itu akan memotong banyak slog tipe perantara. Misalnya: jika email yang masuk memiliki lampiran, IFTTT akan secara otomatis mengunduhnya ke Google Drive Anda.
17 Jangan membalas email setelah jam kerja.
Bukan rahasia lagi bahwa orang Amerika terlalu banyak bekerja — dan, seperti yang diungkapkan oleh studi Adobe, banyak dari pekerjaan itu berasal dari seringnya mengirim email. Itu sebabnya, awal tahun ini, anggota dewan Kota New York memperkenalkan undang-undang yang akan membuatnya ilegal bagi perusahaan untuk meminta karyawan memeriksa email setelah jam kerja. (Ini diilhami oleh undang-undang yang saat ini sedang diterbitkan di Perancis, di mana perusahaan dengan staf lebih besar dari 50 harus menetapkan pedoman ketat tentang pekerjaan setelah jam kerja, atau mereka menghadapi hukuman keuangan.)
Ari Notis Ari adalah editor senior, yang berspesialisasi dalam berita dan budaya.