Ketika datang ke email, Anda mungkin berpikir Anda tahu semua yang perlu diketahui. Bagaimanapun, kebanyakan dari kita mengirim dan menerima rata-rata 121 email per hari , menurut perusahaan riset pasar teknologi The Radicati Group. Tetapi meskipun Anda mungkin menghabiskan sebagian besar setiap hari bekerja keras di kotak masuk Anda, Anda mungkin masih bisa belajar satu atau dua hal. Sebenarnya, ada banyak aturan etiket email yang secara teratur menghindari Anda dan banyak orang lain dalam daftar kontak Anda. Ingin memastikan Anda bersikap sopan secara elektronik? Berikut adalah 17 aturan emas dari email yang mungkin tidak Anda ketahui, tetapi perlu Anda ketahui.
1 Tanggapi saat Anda menerima email, meskipun Anda membutuhkan lebih banyak waktu.
Shutterstock
Tidak ada yang menghargai menerima tanggapan ke email minggu setelah mereka mengirimnya. Faktanya, survei tahun 2018 yang dilakukan oleh perusahaan konsultan Toister Performance Solutions mengungkapkan bahwa 41 persen orang mengharapkan tanggapan email dari rekan kerja mereka dalam waktu kurang dari satu jam. (Mulai menyusun catatan permintaan maaf ke departemen akuntansi Anda sekarang!)
Tentu saja, beberapa respons email meminta Anda untuk memikirkan pikiran Anda, dan menyusun pesan yang terukur. Dalam kasus tersebut, solusinya mudah: Balas dalam beberapa menit untuk memberi tahu pengirim bahwa Anda menerima pesan mereka, tetapi perlu sedikit lebih banyak waktu untuk menyelesaikan masalah. Dengan begitu, mereka tahu Anda mempertimbangkan email mereka dan tidak hanya mengabaikannya.
2 Gunakan "Balas Semua" dengan hati-hati.
Shutterstock
Ada perbedaan penting antara opsi "Balas" dan "Jawab Semua". Namun, sayangnya banyak pengguna email yang tidak menyadarinya. Jika Anda salah satu dari mereka, ketahuilah bahwa ketika Anda memilih yang terakhir, setiap penerima yang menerima pesan asli menerima respons Anda — dan, lebih sering daripada tidak, Anda tidak perlu membanjiri kotak masuk semua orang.
Pesan-pesan massal yang tidak perlu ini adalah momok, ada istilah sehari-hari untuk menggambarkannya: "Balas Semua Nada." Jadi, lain kali Anda merespons email massal, pertimbangkan siapa yang benar-benar perlu membaca respons Anda: seluruh perusahaan atau hanya pengirim asli?
3 Jika Anda menginginkan respons dari seseorang, jangan CC mereka.
Shutterstock / Jacob Lund
Saat Anda mem-CC seseorang pada email — yang berarti Anda "menyalin karbon" mereka — itu biasanya menunjukkan bahwa Anda ingin membuat mereka tetap terhubung dalam percakapan, tetapi tidak selalu mencari respons dari mereka. Dan, seperti yang diperingatkan oleh pelatih profesional Dannielle Walz, penyalahgunaan opsi CC dapat menyebabkan masalah komunikasi.
"Dengan mengirim rekan Anda ke banyak email, mereka mungkin mulai berhenti menganggap email Anda penting dan dapat menempatkannya langsung di 'folder referensi' atau 'folder baca nanti, '" tulisnya dalam posting LinkedIn. "Ini dapat menyebabkan informasi penting terlewatkan di masa depan."
Jadi, jika Anda mengharapkan respons dari seseorang, masukkan alamat email mereka di bidang "Kepada", dan gunakan fungsi "CC" dengan hemat.
4 Pahami kapan dan kapan tidak menggunakan BCC.
Shutterstock
Bidang BCC bahkan lebih rumit, terus-menerus menghindari bahkan pengguna email yang paling berpengalaman. Tapi mari kita uraikan: BCC adalah singkatan dari "blind carbon copy, " jadi, meskipun mirip dengan CC-ing, BCC-ing tidak menampilkan email orang itu ke penerima lain, artinya tidak ada orang lain di rantai yang akan melihat bahwa Anda termasuk mereka.
Jadi kapan boleh menggunakan BCC? Majalah Hillel Fuld of Inc. mengatakan itu hanya untuk email massal atau ketika seseorang memperkenalkan Anda melalui email ke orang lain.
"Dalam setiap kasus lain, ketika Anda mengirim email kepada seseorang dan BCC orang lain, Anda tidak jujur — suka atau tidak, " catat Fuld. "Kamu mengirim email ke Orang X dan tanpa mereka sadari, membiarkan Orang Y menguping pembicaraanmu. Orang X tidak tahu bahwa ada orang lain yang membaca email ini, padahal pada kenyataannya, kamu diam-diam mengirimnya ke orang lain juga."
5 Gunakan tanda seru hemat.
Shutterstock
Sangat mudah untuk membuang tanda seru di email Anda di sana-sini, tetapi cobalah untuk tidak membiasakannya. Sementara mereka secara historis digunakan untuk menunjukkan kegembiraan, dalam email, tanda seru dapat dengan mudah disalahartikan sebagai kepalsuan atau agresivitas pasif.
"Penggunaan tanda seru yang tidak perlu dalam email dapat dengan mudah menghancurkan makna yang mendasari teks Anda, " Anna Verasai menjelaskan pada HR Digest . "Gunakan hanya ketika Anda perlu menekankan sesuatu yang penting. Pikirkan tentang bagaimana pembaca Anda dapat menafsirkan pesan ketika mereka membacanya."
6 Berhati-hatilah dengan penggunaan humor Anda.
Shutterstock
Setiap orang menyukai lelucon yang baik setiap saat, tetapi karena nada dapat disalahartikan ketika tidak berhubungan langsung, yang terbaik adalah meninggalkan lelucon dari email Anda. "Cadangan humor untuk panggilan telepon atau secara langsung, " tulis profesor bisnis, David Silverman, dalam Harvard Business Review . "Dengan begitu, ketika ada keheningan yang mengejutkan di ujung lain dari garis atau di sisi jauh dari meja konferensi, saya bisa mengatakan, 'Saya pikir Anda mungkin tidak menyadari betapa lucunya saya menganggap diri saya, dan, mengingat itu, saya percaya saya akan berhenti sekarang."
Tapi serius: Sebuah studi penting 2005 yang diterbitkan dalam Journal of Personality and Social Psychology mengungkapkan bahwa, sementara pengirim memperkirakan bahwa penerima mereka dapat secara akurat menguraikan nada mereka 80 persen dari waktu, penerima sebenarnya hanya mampu secara akurat membaca nada 56 persen dari waktu.
7 Lewati gaul.
Shutterstock
Dengan maraknya pesan instan, bentuk-bentuk singkat dari bahasa Inggris telah menjadi lebih banyak digunakan — seperti "kamu" untuk "kamu", atau "ingin" dan bukannya "ingin". Tapi, seperti halnya humor yang tidak sering menempel pada email, gaul juga tidak ada. Menurut satu survei OnePoll, 37 persen orang berpikir penggunaan bahasa gaul di tempat kerja tidak dapat diterima, dan 55 persen mengatakan melewatkan "lol" ketika datang untuk mengirim email ke bos Anda.
8 Perhatikan baris subjek.
Shutterstock
Baris subjek sederhana, tetapi perlu. Dan karena sebagian besar email dibaca di perangkat seluler — 55 persen, menurut perusahaan pengantar email Return Path — penting untuk memakukannya. Baris subjek pendek, ringkas, dan langsung adalah yang terbaik. Tujuan email Anda harus dinyatakan dengan jelas dan Anda harus membatasi hanya lima kata atau lebih sedikit, karena perangkat seluler memotong kata-kata setelah itu.
9 Sertakan tanda tangan.
Shutterstock
Pernahkah Anda mendapat email dari seseorang dan bertanya-tanya, "Dari siapa ini?" Meskipun alamat pengirim dapat memberi Anda beberapa petunjuk tentang siapa mereka, kadang-kadang itu tidak cukup. Tanda tangan di akhir email Anda dapat segera memberi tahu penerima tentang siapa Anda, apa yang Anda lakukan, dan bagaimana mereka dapat menghubungi Anda lebih lanjut.
Orang-orang di agensi pemasaran terpadu Ocreative mengatakan bahwa memiliki kotak tanda tangan email adalah "seperti menyerahkan kartu nama seseorang setiap kali Anda mengirim email." Jika Anda belum memilikinya, tambahkan tanda tangan yang menyertakan nama lengkap, posisi, nomor telepon, email, situs web, dan logo bisnis Anda.
10 Ingatlah untuk KISS (singkat dan sederhana).
Shutterstock
Metode KISS adalah sesuatu yang sebagian besar dari kita diajarkan di sekolah dasar, tetapi itu tidak berarti itu kurang diperlukan di kemudian hari. Boomerang, aplikasi produktivitas email, meneliti metode utama untuk mendapatkan lebih banyak respons email. Takeaway terbesar mereka? Cara terbaik untuk menulis seperti Anda berusia delapan tahun.
Penelitian mereka menemukan bahwa email yang ditulis pada tingkat membaca kelas tiga adalah 36 persen lebih mungkin untuk menanggapi daripada yang ditulis pada tingkat membaca di perguruan tinggi.
11 Bawalah perhatian pada lampiran.
Shutterstock
Lampiran kadang-kadang merupakan bagian penting dari proses email, tetapi Anda harus tahu sepenuhnya cara menggunakannya sebelum melampirkan dengan ditinggalkan. Dalam rantai email yang panjang, terkadang tidak diketahui atau diabaikan, dan lampiran yang tidak terduga cenderung juga tidak dibuka karena penerima waspada terhadap virus elektronik.
Solusi terbaik adalah dengan memanggil lampiran Anda di tubuh email Anda. Grammarly mengatakan cara terbaik untuk memberi tahu penerima lampiran adalah dengan memasukkan pesan di akhir email Anda yang mengatakan sesuatu seperti "Saya lampirkan" atau "Silakan lihat lampiran terlampir untuk rincian lebih lanjut."
12 Standarisasi font Anda.
Shutterstock
Sambil bermain-main dengan gaya dan warna font bisa menyenangkan, tidak ada tempat untuk Comic Sans pink cerah di dunia profesional. Ternyata, penggunaan font sangat penting dalam komunikasi digital, menurut Colin Wheildon, penulis Type & Layout: Are You Communicating atau Just Making Pretty Shapes? "Adalah mungkin untuk menerbangkan tiga perempat pembaca kami hanya dengan memilih jenis yang salah, " katanya kepada American Writers & Artists.
Jadi font apa yang harus Anda tempel ketika datang ke email? MageMail merekomendasikan Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS, atau Arial.
13 Koreksi semuanya.
Shutterstock
Saat menulis email, kemungkinan besar, Anda akan membuat kesalahan; lagipula, Anda hanyalah manusia. Namun, kesalahan tidak sering terlihat masa lalu ketika datang ke email kantor. Dalam jajak pendapat Grammarly dari hampir 2.000 responden, 67 persen mengatakan itu tidak apa-apa untuk membuat kesalahan ketik dalam email, sementara hanya 6 persen berpikir itu adalah kesalahan yang dapat diterima.
14 Masukkan alamat email terakhir.
Shutterstock
Cara termudah untuk memastikan Anda tidak mengirim email sebelum siap atau sebelum dibersihkan dari kesalahan ketik apa pun? Tunggu sampai semuanya dalam kondisi prima sebelum memasukkan alamat email penerima. Seperti yang Anda ketahui, membuat kesalahan email adalah salah satu yang paling mudah cara untuk membuat kesan yang salah.
"Bukan hanya profesionalisme yang menjadi masalah, " Karen Kessler, presiden Evergreen Partners, mengatakan kepada Forbes . "Yang dipertaruhkan adalah reputasi karyawan dan perusahaan atau organisasi. Kami melihat keputusan surel yang buruk menyebabkan konsekuensi negatif bagi karyawan — pemecatan — dan juga bagi organisasi — litigasi."
15 Dan periksa tiga kali nama penerima Anda.
Shutterstock
Satu kesalahan besar yang harus Anda hindari adalah mengeja nama penerima Anda salah, jadi pastikan untuk memeriksa tiga kali sebelum menekan kirim. Banyak orang melihat tindakan salah mengeja nama sebagai malas dan tidak pengertian, terutama ketika ejaan yang benar ada di alamat email. Apa yang harus Anda lakukan jika Anda tidak sengaja melakukan kesalahan itu? Kathryn Shanley, pemilik My Red Pen Editing, mengatakan permintaan maaf langsung adalah kunci untuk menjaga kredibilitas Anda.
16 Untuk bisnis profesional, gunakan alamat email profesional.
Shutterstock
Meskipun alamat email pribadi baik-baik saja untuk digunakan ketika berhubungan dengan teman atau keluarga, jauhkan dari dunia bisnis profesional. Ini sangat penting dalam situasi konsumen-penjual. Sebuah survei GoDaddy 2016 terhadap 1.000 orang Amerika mengungkapkan bahwa 75 persen percaya bahwa memiliki email profesional adalah faktor penting dalam mempercayai bisnis online, dan 33 persen akan meragukan legitimasi penjual jika mereka menggunakan alamat email pribadi.
"Anda tidak pernah melupakan kesan pertama, baik dalam kehidupan nyata maupun online, " kata Chief Product Officer GoDaddy, Steven Aldrich, dalam sebuah pernyataan. "Sering kali interaksi langsung pertama Anda dengan pelanggan terjadi melalui email dan jadi terlihat profesional dalam konteks ini sangat penting."
17 Ingatlah bahwa apa pun dapat dibagikan.
Shutterstock
Baik itu melalui penerusan, BCC-ing, atau hanya berkedip telepon Anda di wajah seseorang, penting untuk diingat bahwa apa pun yang Anda tulis dalam email dapat dilihat oleh orang lain selain penerima yang dituju. Karena itu, semua komunikasi elektronik Anda harus profesional dan bebas risiko. Bagaimanapun, email bahkan dapat diterima di pengadilan, jadi sebaiknya jangan pernah mengirim apa pun yang dapat digunakan untuk melawan Anda nanti. Dan untuk lebih banyak cara meningkatkan kehidupan kerja Anda, periksa 25 Tren Genius untuk Bekerja Lebih Cerdas dan Tidak Lebih Keras.
Untuk menemukan rahasia yang lebih menakjubkan tentang menjalani hidup terbaik Anda, klik di sini untuk mengikuti kami di Instagram!
Kali Coleman Kali adalah asisten editor di Best Life.