Dari semua hal yang menyebabkan banyak stres dalam hidup, email jelas merupakan masalah besar. Dan mengingat satu penelitian menemukan 28 persen dari rata-rata minggu kerja dihabiskan untuk membaca dan menanggapi email, itu pasti sesuatu yang layak untuk dicoba untuk mencari tahu cara mendapatkan penanganan yang lebih baik. Baik itu surel larut malam dari atasan Anda yang membuat Anda bingung atau hanya jumlah suram yang menyumbat kotak masuk Anda secara umum, berikut adalah 27 cara Anda bisa mulai menjadi pengguna surel yang bebas stres saat ini. Dan untuk lebih banyak cara untuk menguasai seni ini kita semua terikat setiap hari, lihat 17 Email Genius Hacks yang Akan Meningkatkan Hidup Anda.
1 Berhenti berlangganan. Berhenti berlangganan. Berhenti berlangganan.
Shutterstock
Anda sudah mendapatkan banyak sekali email dari orang yang Anda kenal, jadi semua email yang masuk dari toko, publikasi online, dan tempat-tempat acak lainnya semakin mengacaukan kotak masuk Anda. Pergi dan berhenti berlangganan ke tempat-tempat yang tidak Anda pedulikan. Dan jika ada terlalu banyak yang dapat Anda tangani sendiri, gunakan layanan seperti Unroll.me yang dapat membantu Anda menyingkirkan ratusan langganan yang masuk dalam kotak masuk dalam hitungan menit.
2 Tetap offline selama liburan.
Liburan berarti tidak harus mendengar satu pun permintaan dari Anda, bahkan dalam bentuk email. Jadi mengapa Anda masih memeriksa selama waktu istirahat Anda? Begitu Anda berangkat untuk perjalanan, nyalakan pesan di luar kantor untuk siapa saja yang mengirim sesuatu dengan cara Anda — dan jangan Anda berani berpikir untuk check-in. Tentu saja, manajer bukanlah yang terbaik dalam memberikan karyawan mereka pribadi ruang ketika mereka tidak aktif, tetapi Anda memiliki hak untuk menikmati email bebas dan bebas stres. Detoksifikasi digital, ini dia. Dan untuk cara yang lebih luar biasa untuk memanfaatkan email Anda sebaik-baiknya, lihat 15 Cara Anda Menulis Email Salah.
3 Gunakan pena-dan-kertas.
Shutterstock
Terkadang menjadi pengguna email yang bebas stres berarti menjauh dari teknologi dan meraih pena dan kertas yang bagus. Menurut penelitian dari Harvard Business School, menuliskan "daftar respons" dari email masuk apa yang perlu Anda tangani dapat membantu Anda melewatinya dengan lebih efektif. Setelah Anda membuat daftar, tanggapi apa yang sebenarnya perlu ditanggapi dan lupakan sisanya.
4 Gunakan fitur "Balas Cerdas" Gmail.
5 Batasi email Anda untuk satu perangkat.
Saat ini, Anda memiliki akses ke email di mana pun Anda berada: laptop, ponsel, tablet, dan jam tangan pintar Anda (jika, Anda tahu, Anda memilikinya). Ya, itu banyak pemberitahuan. Sebuah survei dari Future Work Center menemukan bahwa mereka yang menerima email di perangkat mereka memiliki tingkat stres yang lebih tinggi — terlalu banyak data untuk ditangani oleh satu orang dan tetap waras. Sebagai gantinya, cobalah hanya memeriksa email Anda pada satu perangkat, tidak semuanya. Dan untuk lebih banyak cara menguasai seni sehari-hari ini, jangan lewatkan 15 Email Cold Open Business yang membedakan Anda.
6 Hanya periksa email Anda pada waktu-waktu tertentu.
7 Dan pasti jangan memeriksanya di pagi atau malam hari.
Shutterstock
Teknologi memungkinkan orang untuk bekerja 24/7 jika mereka mau: Anda benar - benar tidak perlu mematikan. Ini jelas merupakan hal yang baik untuk menjaga sebagian dari hari Anda bebas email. Menurut orang-orang di Future Work Center, peserta survei mengatakan memeriksa pesan mereka di pagi atau malam hari akan meningkatkan tingkat stres mereka. Dan bagaimana tidak? Anda melihat hal-hal yang hanya menghasilkan lebih banyak tekanan dari atasan Anda, kenalan Anda, dan semua orang dalam hidup Anda. Dengan mematikan, Anda akhirnya akan memberi diri Anda kesempatan untuk melakukan energi kembali.
8 Isi bidang "to" terakhir.
Shutterstock
Berapa kali Anda mengirim email sebelum siap mengirimnya? Atau sadar Anda membuat kesalahan setelah mengetuk tombol itu? Seperti yang bisa dibuktikan siapa pun, itu bukan perasaan yang baik. Gmail memiliki fitur "Undo" yang memungkinkan Anda, untuk waktu yang singkat, untuk "tidak mengirim" email, tetapi ada satu cara mudah untuk menghindari kecelakaan di tempat pertama. Hingga email Anda sudah dibaca dan siap untuk dikirim, biarkan bidang "Kepada" kosong. Kemudian, ketika Anda siap mengirim, Anda dapat mengetik nama penerima dan mengeluarkan email Anda tanpa ada masalah.
9 Jangan biarkan email Anda terbuka sepanjang hari.
Jika Anda tipe orang yang selalu membuka emailnya dan terus-menerus mengganggu pesan masuk saya, segera hentikan kebiasaan itu. Menurut data survei dari Future Work Center, mereka yang menonton email mereka sepanjang hari mengalami lebih banyak tekanan dari email tersebut. Jadi pertahankan check-in Anda seminimal mungkin untuk mengurangi stres Anda.
10 Buka kotak masuk Anda secara berurutan.
Adalah umum untuk masuk ke kotak masuk Anda mencari email dengan prioritas tinggi untuk ditanggapi terlebih dahulu, tetapi menurut penulis Brian Christian, itu hanya akan berakhir dengan pemborosan waktu yang sangat besar. Alih-alih, ia mengatakan untuk memulai dari atas kemudian turun, memutuskan apa yang perlu dijawab dan apa yang tidak sampai Anda menyelesaikan semua.
11 Setel perhentian keras.
Mengatakan Anda tidak akan memeriksa email di malam hari mungkin berhasil, tetapi Anda tahu mana yang lebih baik? Menyetel batas waktu sebenarnya yang tidak diizinkan untuk memindai melalui kotak masuk Anda lagi. Alih-alih meninggalkan aturan begitu terbuka, memiliki waktu yang tepat untuk menutup dan menikmati malam bebas-email membuat perbedaan besar dalam tingkat stres Anda. Dan untuk lebih banyak cara menekan dan menghilangkan teknologi, pelajari 20 Cara Genius untuk Membunuh Waktu tanpa Ponsel Cerdas.
12 Notifikasi diam.
Tidak peduli berapa kali Anda mengatur untuk memeriksa email Anda sepanjang hari, Anda tidak boleh memiliki pemberitahuan itu. Mari kita nyata: melihat pop-up itu akan tetap membuat Anda stres. Cukup mematikannya dan menjaga desktop dan ponsel Anda sedikit lebih tenang membuat semua perbedaan dalam kesejahteraan Anda.
13 Jaga inbox Anda tetap bersih dan teratur.
Shutterstock
Sama seperti Anda akan menjaga ruang kerja Anda tetap bersih, Anda juga ingin menjaga kotak masuk Anda tetap rapi. Menurut penelitian dari University of Michigan, salah satu cara untuk membantu mengelola stres email adalah dengan memanfaatkan beberapa organisator internal yang tersedia untuk Anda di dalam kotak masuk Anda. Buat folder untuk mengatur email Anda berdasarkan kategori, label, dan prioritaskan email Anda, dan buat filter untuk mengatur email saat masuk ke kotak masuk Anda.
14 Jangan membaca email di akhir pekan.
Jika mungkin tidak merasa seperti Anda bekerja selama akhir pekan jika Anda hanya mengawasi apa yang masuk email, tetapi dengan melakukan itu, Anda tidak membiarkan diri Anda benar-benar mati dan bangkit kembali untuk minggu yang akan datang. Jika godaan selalu ada, hapus saja aplikasi Gmail Anda dari ponsel Anda pada hari Jumat setelah bekerja dan kembalikan pada hari Senin. (Kali putus asa membutuhkan tindakan putus asa.) Atau, atur layanan yang menjeda kotak masuk Anda.
15 Jeda kotak masuk Anda.
Untuk menjeda kotak masuk Anda, gunakan alat seperti Jeda Kotak Masuk, yang berfungsi untuk Gmail dan Outlook. Pada dasarnya, ini menghentikan semua email baru masuk sampai Anda memutuskan untuk mengizinkannya lagi. Apakah itu siang hari ketika Anda mencoba untuk menikmati akhir pekan Anda, itu pasti akan memberi Anda ketenangan pikiran.
16 Manfaatkan layanan terorganisir email.
Shutterstock
Jika hanya melihat di kotak masuk Anda membuat Anda merasa kewalahan karena ratusan email yang belum dibuka yang belum Anda lewati, gunakan layanan seperti Sane Box. Ini membantu Anda membersihkan kotak masuk dan mengatur apa yang ada di sana, meletakkan email penting di tempat Anda dapat melihatnya, mengirim email yang mengganggu ke folder yang bisa Anda lihat nanti, dan meletakkan buletin dan langganan semuanya di satu tempat. Pada dasarnya, itu akan menjadi BFF pencegah stres Anda. Dan untuk lebih banyak cara untuk mendapatkan dari bawah tekanan teknologi, pelajari 20 Cara Media Sosial Menekan Kita.
17 Urutkan kotak masuk Anda melalui aplikasi.
Salah satu cara termudah untuk mengatur kotak masuk Anda adalah melakukannya melalui Sortd, yang memungkinkan Anda menata semuanya berdampingan. Dengan kotak masuk Anda di sebelah kiri dan daftar kategori di sebelah kanan, Anda dapat menyeret email ke berbagai bagian yang dapat disesuaikan — seperti "melakukan" dan "menyelesaikan" —sehingga Anda bisa mendapatkan visual yang kurang stres di kotak masuk Anda.
18 Jangan tidur di BCC.
Shutterstock
Pernahkah Anda terjebak dalam web email yang sama sekali tidak Anda inginkan? Kadang-kadang jika Anda membuat perkenalan antara dua orang, Anda berakhir di utas seumur hidup dan terus mendapatkan ping tentang hal-hal yang tidak berlaku untuk Anda sama sekali. Jika Anda pernah menjadi salah satu dari orang-orang yang maju-mundur, selamatkan stres pada roda ketiga dan pindahkan mereka ke BCC — "kopi karbon buta" —setelah pendahuluan. Dan jika Anda yang terjebak dalam kegilaan, tanyakan apakah orang lain dalam grup dapat menambahkan Anda ke BCC agar Anda tidak terlibat.
19 Bicaralah dengan bos Anda.
Shutterstock
Jika tidak mengetahui harapan bos Anda tentang menjawab email setelah jam kerja membuat Anda stres, berbincanglah dengan mereka tentang apa yang mereka cari di waktu respons, kata para peneliti dari Michigan State University. Semoga mereka menghargai keseimbangan kehidupan kerja dan tidak mengharapkan Anda untuk kembali kepada mereka tentang hal-hal larut malam atau selama akhir pekan, membuat Anda benar-benar santai ketika Anda sedang tidak bertugas. Dan jika Anda ingin memastikan obrolan berjalan lancar, bersiaplah dengan bergabung dalam 15 Signs Your Boss Is a Psychopath.
20 Ambil "liburan email."
Kadang-kadang bisa sangat sulit untuk menyelesaikan sesuatu hanya mengetahui email Anda ada di sana menunggu Anda untuk memindai. Jika Anda perlu waktu tanpa gangguan untuk mengerjakan suatu proyek, beri tahu tim Anda bahwa Anda sedang berlibur melalui email — putuskan hubungan selama setengah hari untuk fokus dan menyelesaikan pekerjaan Anda — sarankan para peneliti dari University of Michigan.
21 Jagalah agar semuanya diatur oleh tenggat waktu.
22 Gunakan Aturan 3-Detik
Shutterstock
Tidak, aturan ini tidak ada hubungannya dengan makanan yang jatuh ke lantai. Menurut John M. Grohol, Psy.D., orang membuang banyak waktu untuk mencari tahu apa yang harus dilakukan dengan email tertentu. Alih-alih, proses itu seharusnya tidak lebih dari tiga detik. Untuk menjaga tingkat stres Anda tetap rendah, putuskan dengan cepat apakah Anda ingin membalas, menghapus, mengarsipkan, atau menyimpan email untuk nanti. Ini mungkin tampak seperti keputusan tergesa-gesa, tetapi itu akan membantu Anda membajak kotak masuk jauh lebih cepat.
23 Gunakan fitur jadwal.
Shutterstock
Kadang-kadang ketika sesuatu tidak mendesak, Anda tidak merasa ingin melakukan email bolak-balik tentang hal itu segera. Sebaliknya, singkirkan stres dengan menuliskannya dan menjadwalkannya untuk dikirim beberapa hari kemudian, rekomendasikan orang-orang dari Harvard Business School. Dengan begitu, Anda melepaskannya dari dada tetapi masih ada waktu sebelum harus menghadapinya lagi.
24 Ubah email "belum dibaca" menjadi "baca" secara massal
Shutterstock
Setelah Anda menekan sejumlah email yang belum dibaca, tidak ada jalan untuk kembali: Anda tidak akan pernah berhasil menerobos semuanya, dan sejujurnya, Anda mungkin sudah membahas yang sangat penting. Untuk mengurangi stres yang muncul karena melihat "3.478 email yang belum dibaca" muncul setiap hari, ubahlah untuk membaca dalam jumlah besar. Setiap sistem email berbeda, tetapi prosesnya umumnya cukup mudah. (Anda dapat menghapusnya secara massal juga, tetapi itu mungkin bahkan lebih menegangkan mengetahui mereka hanya… hilang.)
25 Pertahankan pembagian pekerjaan-pribadi.
Shutterstock
Sulit untuk menjaga semuanya tetap lurus ketika Anda memiliki email pribadi dan pekerjaan Anda di satu tempat. Menurut pakar produktivitas Paula Rizzo, itu sebabnya Anda harus berusaha sekuat tenaga untuk memisahkannya. "Dengan begitu Anda akan berada dalam pola pikir yang berbeda ketika Anda melihat masing-masing. Itu membuatnya lebih mudah untuk dikelola ketika Anda tahu jenis-jenis email yang akan Anda lihat sebelum Anda bahkan membuka kotak masuk Anda. Itu membuat memprioritaskan jauh lebih mudah juga, " dia berkata.
26 Jangan ragu untuk mengabaikan email tertentu.
Shutterstock
Mungkin terasa menakutkan mengabaikan email, tetapi percayalah atau tidak, tidak semuanya perlu ditanggapi. Jika Anda mengambilnya dari peneliti Harvard Business School, ini adalah cara mudah untuk menghilangkan beberapa stres: Jika sesuatu itu penting, itu adalah sesuatu yang akan muncul kembali.
27 Jangan menyelesaikan konflik melalui email.
Duel melalui email mungkin terdengar jauh lebih baik daripada melakukannya secara langsung, tetapi tidak pernah berakhir dengan baik. Menurut penelitian dari University of Michigan, itu ide yang buruk untuk menyelesaikan konflik di kotak masuk Anda dan hanya akan membuat Anda lebih stres pada akhirnya. Sebaliknya, temui langsung atau hubungi mereka untuk menyelesaikan masalah dengan cara yang lebih efektif. Dan untuk kebijaksanaan kantor yang lebih menakjubkan, pelajari 60 Hacks Produktivitas 60 Detik Terbaik.
