Ketika Chris Flint mendapatkan pekerjaan manajemen pertamanya, sebagai kepala pengembangan kantor cabang di Securities America, ia segera mengadakan rapat staf mingguan. Dan kenapa tidak? Flint mengawasi kantor sudut, dan mengawasi produktivitas timnya sangat penting untuk sampai ke sana. "Sayangnya, itu bukan cara untuk melakukannya, " tawa Flint, yang akhirnya sampai pada kesimpulan yang sama dengan humoris Dave Barry - bahwa pertemuan itu seperti pemakaman: "Anda memiliki sekelompok orang yang mengenakan pakaian yang tidak nyaman dan lebih suka ada di tempat lain. Perbedaan utama adalah bahwa sebagian besar pemakaman memiliki tujuan yang pasti."
Untuk memastikannya, Microsoft mensurvei 38.000 eksekutif di seluruh dunia dan menemukan konsensus. Lebih dari dua pertiga merasa bahwa pertemuan itu tidak produktif dan tidak efektif. Flint memperbaiki masalahnya dengan membagi waktu pembaruan mingguannya menjadi sesi singkat dengan masing-masing karyawan. Inilah cara memaksimalkan majelis staf Anda sendiri. Dan jika Anda menemukan diri Anda di ujung yang lain, sebagai peserta dan bukan bos, berikut adalah 14 cara untuk menaklukkan pertemuan Anda berikutnya — dan mungkin berakhir di kursi bos sendiri.
1 Batasi Kehadiran
Shutterstock
Terapkan prinsip yang sama untuk rapat seperti halnya Anda mengepak koper: Semakin Anda berusaha menyesuaikan diri, semakin sulit mereka menjadi. Sebagai aturan umum, termasuk peserta (pengambil keputusan dan pelaksana utama), bukan pengamat (staf tidak penting), kata Death by Meeting: A Leadable Fable… Tentang Menyelesaikan Masalah Paling Menyakitkan dalam Business penulis Patrick Lencioni.
2 Buat Agenda
Disorganisasi adalah keluhan terbesar di antara para pekerja yang menghadiri pertemuan bisnis, menurut sebuah survei oleh Opinion Research USA. Selain mencantumkan topik yang akan dibahas, beri batas waktu setiap item. "Itu akan membuat dialog terus bergerak maju, " kata Lencioni, yang juga menyarankan membiarkan staf Anda mengatur agenda. "Jika mereka tahu pertemuan itu akan relevan bagi mereka, mereka akan menantikannya."
3 Suntikkan Drama
Rapat bagus, seperti film bagus, menggaet audiens mereka dalam beberapa menit pertama. Apakah Anda menjelaskan konsekuensi dari pengeluaran departemen yang berlebihan atau bagaimana kompetisi meningkatkan permainannya, "sangat penting bagi orang untuk mengetahui apa yang dipertaruhkan, " kata Lencioni. Dan gunakan bahasa tubuh Anda untuk menyampaikan maksudnya — itulah salah satu dari empat cara untuk menjadi bos yang lebih baik secara instan.
4 Tetap di Jalur
Idealnya, agenda Anda akan bertindak seperti navigator GPS, mencegah siapa pun membelok. Jika tidak, dorong orang untuk berbicara di berita utama, tawarkan kesimpulan terlebih dahulu dan kemudian dukung mereka dengan fakta atau detail. Juga, buat daftar yang tidak sesuai agenda untuk topik-topik yang terlarang dalam rapat.
5 Tindak Lanjut
Ketika keputusan dibuat, segera tetapkan tenggat waktu untuk dilaksanakan. "Salah satu alasan orang menganggap rapat mengganggu adalah karena mereka tidak melihat hasil, " kata Lencioni. "Tugasmu adalah menunjukkan kepada mereka bahwa rapat adalah hal yang harus dilakukan."
Untuk saran yang lebih luar biasa untuk hidup lebih pintar, terlihat lebih baik, merasa lebih muda, dan bermain lebih keras, ikuti kami di Facebook sekarang!
