Hari libur. Hari yang sakit. Hari pribadi. Liburan. Bagi calon bos Anda, ini adalah keseimbangan hidup-kerja yang tak terhindarkan: Anda akan menghabiskan waktu jauh dari meja Anda — dan itu akan lebih dari sekadar istirahat makan siang. Dan bagi jutaan pekerja kantoran di luar sana, satu hal yang sangat penting untuk hari-hari Anda tidak dirantai ke papan ketik: Pesan di luar kantor.
Sekarang, menyusun pesan di luar kantor yang sempurna adalah seni, sama seperti sains. Itu harus profesional namun kepribadian, ringkas namun informatif, tumpul namun sopan. "Kuncinya adalah memperjelas lima hal berikut, " kata Jane Scudder, seorang pelatih kehidupan, kepemimpinan, dan karier bersertifikat, dan seorang profesor di sekolah bisnis Loyola University Chicago. "Ketika Anda keluar; ketika Anda kembali; apakah Anda memeriksa email atau tidak; apakah Anda tersedia melalui telepon atau tidak; dan siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada." Setelah itu, dia berkata, "Sisanya hanya gaya!"
Dengan mengingat hal itu, berikut adalah format yang direkomendasikan yang dapat digunakan untuk situasi apa pun:
Terima kasih untuk email anda. Saya OOO dari Rabu, 15 November hingga Jumat, 17 November tanpa akses ke email. Jika ini mendesak, silakan hubungi di. Kalau tidak, saya akan menanggapi semua pesan saat saya kembali .
Seperti yang Anda lihat, Anda tidak perlu mengatakan mengapa Anda keluar; itu bukan urusan siapa pun selain Anda dan, tergantung pada keadaan, bos Anda. Scudder juga yakin untuk mencatat bahwa menunjukkan ponsel atau ketersediaan email adalah opsional juga, tetapi tidak apa-apa untuk "menunjukkan Anda akan memeriksa sebentar-sebentar." Anda juga mungkin memperhatikan bahwa itu "semua pesan" dan bukan "pesan Anda." Meskipun mungkin tergoda untuk mempersonalisasi pesan di luar kantor Anda, menggunakan "semua pesan" akan memberi penerima pengingat halus bahwa, hei, Anda memilah-milah banyak email — mungkin butuh beberapa saat untuk merespons.
Akhirnya, catatan tentang tanggal. Ada beberapa ketidaksepakatan sehari-hari tentang apa arti kisaran tanggal dalam pesan Anda: Apakah tanggal kedua menunjukkan Anda kembali pada hari itu atau bahwa itu adalah hari terakhir Anda akan keluar? Tentang ini, Scudder tegas: Ini menunjukkan hari terakhir Anda keluar.
Beberapa aturan tambahan yang perlu diingat: Jika waktu istirahat Anda berakhir pada akhir pekan, dan Anda akan kembali pada mengerjakan hal pertama hari Senin, tidak perlu mencantumkan hari Minggu sebelumnya pada pesan di luar kantor Anda; kebanyakan orang tidak bekerja di akhir pekan, jadi hari Jumat sebelumnya baik-baik saja. Tetapi, jika Anda kembali pada hari berikutnya di minggu itu, pastikan untuk memasukkan akhir pekan di ruang waktu Anda, seperti: dari Rabu, 15 November hingga Selasa, 21 November .
Sekarang setelah Anda menguasai penyusunan pesan di luar kantor, bacalah mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk membiarkannya sepanjang waktu — dari seseorang yang meninggalkannya secara permanen.
Untuk saran lebih lanjut tentang menjalani hidup terbaik Anda, ikuti kami di Facebook sekarang!
Ari Notis Ari adalah editor senior, yang berspesialisasi dalam berita dan budaya.